Nouveaux entrants de la Fonction Publique

Décryptage

Accueillir les nouveaux entrants
de la Fonction Publique

Si l’entrée dans la Fonction publique peut être une immense fierté, il n’en demeure pas moins que des procédures précises sont mises en œuvre pour faciliter l’intégration. Elles démarrent dès la définition du poste et passent par la mobilisation des équipes et du management. Des missions et des objectifs détaillés doivent être établis ainsi qu’un suivi de l’activité et des besoins du nouveau collaborateur.

L’accès à la Fonction publique passe le plus souvent par des concours d’entrée qui visent à sélectionner les candidats en fonction de leurs compétences et de leur motivation, avant leur intégration.

Les pratiques divergent d’un ministère à l’autre, ou selon les métiers. Pour traiter ce sujet, un groupe de travail interministériel, co-piloté par la Direction générale de l'Administration et de la Fonction publique (DGAFP) et le Ministère des Armées s’est réuni à plusieurs reprises au printemps 2020. Il a défini 11 actions – qui regroupent les meilleures pratiques constatées – afin d’accompagner l’ensemble des services publics. Ces actions portent sur les procédures d’accueil, la formalisation administrative ou encore le parcours découverte métier et les rendez-vous bilan.

Voici les trois étapes clefs de l’intégration et les acteurs impliqués :


Accueil et préparation avant l’intégration d’un nouvel entrant dans la Fonction publique

Avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur, le manager identifie les principaux acteurs avec lesquels celui-ci va échanger et les mobilise pour assurer au mieux l’intégration. Le manager prépare en amont les équipes à l’arrivée d’un nouveau collaborateur, précise ses missions et fait en sorte que chaque membre de l’équipe puisse prendre ses marques. Il doit également donner une bonne image de la structure, de l’organisation des équipes et anticiper les besoins du nouvel entrant. Des parcours d’accueil peuvent être mis en place. Ils permettent de démontrer que l’ensemble de l’équipe est mobilisé pour faciliter l’intégration et rendent le nouveau collaborateur autonome le plus rapidement possible.

Si la prise de fonction concerne un manager, le guide de l’encadrant et de l’encadrante de la Fonction publique recommande de réunir les équipes dès le premier jour pour se présenter ainsi que ses objectifs. Il est également important d’avoir des entretiens individuels avec l’ensemble des collaborateurs pour que chacun puisse préciser ses attentes. Ces premiers contacts sont déterminants et peuvent conditionner l’ensemble des relations ultérieures. Le guide préconise donc de les préparer minutieusement et d’inciter les équipes à le faire également, à prendre le temps de noter quelques réflexions avant les entretiens individuels.

 

Fonction publique et intégration

Pour intégrer au mieux un nouvel arrivant, celui-ci doit être mis en situation le plus rapidement possible. Après avoir été guidé dans l’ensemble des services et une fois tous les collaborateurs présentés et les missions détaillées, il est primordial de l’associer dès le début à des projets en cours ou à venir.

Afin que celui-ci puisse se sentir impliqué, le groupe de travail recommande notamment d’inciter les nouveaux collaborateurs à prendre rapidement la parole. Il est possible dans cette perspective de l’inciter à présenter le projet sur lequel il va travailler aux autres collaborateurs ou des projets similaires sur lesquels il aurait travaillé dans de précédentes structures. Cette démarche peut apporter et valoriser son expérience. De même, des objectifs doivent être fixés pour préciser les missions.

 

Accueil dans la Fonction publique : accompagnement et adaptation 

L’intégration ne se limite pas aux premiers jours et à la phase d’accueil, des procédures d’accompagnement doivent être mises en place et baliser les premières semaines, voire les premiers mois d’activité. Ces procédures sont primordiales car au-delà des compétences techniques, le nouvel arrivant s’immerge dans une culture d’équipe et adopte des marches à suivre spécifiques. Le manager doit prévoir des entretiens afin d’évaluer les premières réalisations et de déterminer en amont si le collaborateur est en phase avec les objectifs. Il convient de laisser au nouvel arrivant le temps de s’acclimater et de faire des erreurs.

Le manager devra aussi être attentif aux résultats des enquêtes collectives sur le bien être des collaborateurs, comme par exemple les baromètres internes qui peuvent constituer une source d’information utile.

L’« on boarding » ou intégration des nouveaux agents constitue une étape cruciale pour l’efficacité des organisations et pour les services qu’elles rendent. Si cette intégration relève essentiellement du manager qui doit s’impliquer et prendre le temps d’expliquer les missions et d’écouter les besoins du nouvel arrivant, l’ensemble des équipes doit être mobilisé. Cette mobilisation est indispensable afin que le nouvel arrivant puisse s’investir lui-même, contribuer à l’esprit collectif et rester investi sur le long terme.


Quelques étapes indispensables avant le recrutement

L’intégration réussie d’un nouveau collaborateur passe notamment par la définition de missions claires, tâche qui revient au management. Selon le guide l’encadrant et de l’encadrante, il est en effet indispensable d’élaborer une fiche de poste qui détaille le service, le contexte du recrutement, le poste, les conditions d’exercice et enfin le profil de la personne recherchée. Cette fiche précise les missions, les exigences du poste et détaille les compétences requises. Elle est ensuite utilisée pour publier l’appel à candidature et pour sélectionner les candidats. Le manager élabore également une grille de lecture précise des candidatures afin de retenir celles qui pourraient faire l’objet d’un entretien. Ces derniers doivent être minutieusement préparés afin d’obtenir le même niveau d’information sur chaque candidat. Toutes ces étapes aident à ne pas se tromper lors du recrutement et facilitent d’autant plus l’intégration.


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